Ein Wechsel der Reinigungsfirma ist Aufwand, und den scheut man. Deshalb bleiben viele Verwaltungen und Unternehmen länger bei einem Betrieb, als sie sollten. Dabei ist der Wechsel gut planbar – wenn man ihn in der richtigen Reihenfolge angeht.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
- Reklamationen werden nicht behoben, sondern nur bestätigt – und drei Wochen später ist es wieder dasselbe.
- Das Personal wechselt ständig; niemand kennt mehr das Objekt.
- Es gibt keinen festen Ansprechpartner, nur eine Zentrale oder ein Ticketsystem.
- Die Leistung stimmt seit Monaten nicht mit dem Leistungsverzeichnis überein – oder es gibt gar kein Leistungsverzeichnis.
- Preiserhöhungen kommen ohne Begründung, oft mehrfach im Jahr.
Nicht jeder Ärger rechtfertigt den Wechsel. Ein einmaliger Ausfall wegen Krankheit ist normal; entscheidend ist, ob eine Vertretung kommt. Bevor Sie kündigen, lohnt sich ein klares Gespräch mit konkreten Punkten und einer Frist. Ändert sich danach nichts, ist der Wechsel richtig.
Schritt 1: Vertrag und Kündigungsfrist prüfen
Schauen Sie in den bestehenden Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung. Üblich sind drei Monate zum Monats- oder Quartalsende, manche Verträge verlängern sich still um ein Jahr, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Kündigen Sie schriftlich, am besten per Einschreiben, und lassen Sie sich die Kündigung bestätigen. Bei erheblichen, dokumentierten Leistungsmängeln ist nach Abmahnung auch eine außerordentliche Kündigung möglich – das sollte aber juristisch geprüft werden.
Schritt 2: Den neuen Betrieb vor der Kündigung auswählen
Der häufigste Fehler ist, erst zu kündigen und dann zu suchen. Besser: Holen Sie Angebote ein, lassen Sie sich Referenzobjekte nennen und legen Sie den Starttermin des neuen Betriebs fest – und kündigen Sie erst dann zum passenden Termin. So gibt es keine Lücke. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, steht im Beitrag Reinigungsvertrag prüfen.
Schritt 3: Übergabe organisieren
Diese Punkte sollten vor dem ersten Einsatz des neuen Betriebs geklärt sein:
- Schlüssel und Zugänge. Wie viele Schlüssel hat der alte Betrieb, wann gibt er sie zurück, wer quittiert? Bei Schließanlagen: Transponder deaktivieren.
- Reinigungsraum und Material. Welche Geräte gehören dem alten Betrieb, welche dem Objekt? Das gibt erfahrungsgemäß die meisten Diskussionen.
- Zustand des Objekts. Eine gemeinsame Begehung mit Fotos zum Übergabetag. Stumpfe Böden oder verschmutzte Ecken, die der alte Betrieb hinterlässt, sollten dokumentiert sein – sonst wird der neue Betrieb dafür verantwortlich gemacht.
- Reinigungsplan. Der neue Betrieb braucht ein schriftliches Leistungsverzeichnis, nicht die Aussage „so wie bisher“. Nutzen Sie den Wechsel, um den Plan zu überarbeiten.
- Information der Nutzer. Bewohner oder Mitarbeiter sollten wissen, ab wann ein neues Team kommt und an wen sie sich wenden.
Wenn der alte Betrieb in den letzten Wochen nachlässt, was vorkommt: Dokumentieren Sie es, aber verschwenden Sie keine Energie mehr darauf. Wichtiger ist, dass der neue Start gut vorbereitet ist.
Schritt 4: Die ersten vier Wochen
Ein neuer Betrieb braucht zwei bis vier Wochen, bis das Team das Objekt kennt. In dieser Zeit sollten Sie Rückmeldungen konkret geben – welche Stelle, welches Problem –, damit der Plan angepasst werden kann. Ein guter Betrieb fragt nach den ersten Einsätzen von sich aus nach und macht nach vier Wochen einen Kontrollgang mit Ihnen.
So läuft die Übernahme bei uns
Wir starten in der Regel mit einer Grundreinigung, damit das Objekt auf einem definierten Stand ist, und übergeben Ihnen den schriftlichen Reinigungsplan vor dem ersten Einsatz. Das Team ist fest zugeteilt und wird im Objekt eingewiesen. Nach vier Wochen gehen wir gemeinsam durch – und danach kontrollieren wir unangekündigt, bevor Sie sich melden müssen. Wie das aussieht, steht auf der Startseite unter Q-Check.
Häufige Fragen dazu
Welche Kündigungsfrist gilt bei Reinigungsverträgen?
Das regelt der Vertrag. Üblich sind drei Monate zum Monats- oder Quartalsende. Viele Verträge verlängern sich automatisch um ein Jahr, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird – deshalb den Vertrag frühzeitig prüfen.
Kann ich einen Reinigungsvertrag fristlos kündigen?
Bei erheblichen, dokumentierten Leistungsmängeln ist nach vorheriger Abmahnung mit Frist eine außerordentliche Kündigung möglich. Wegen des Prozessrisikos sollte das juristisch geprüft werden.
Wie vermeide ich eine Lücke zwischen altem und neuem Betrieb?
Den neuen Betrieb vor der Kündigung auswählen und den Starttermin festlegen, dann zum passenden Datum kündigen. Schlüsselübergabe und Begehung auf den Übergabetag legen.
Wie lange dauert es, bis ein neuer Betrieb eingespielt ist?
In der Regel zwei bis vier Wochen. In dieser Zeit sollten Rückmeldungen konkret erfolgen, damit der Reinigungsplan angepasst werden kann. Nach vier Wochen ist ein gemeinsamer Kontrollgang sinnvoll.
Geschrieben von Marios Kryoneritis, Inhaber von MK Gebäudeservice in Schwaig bei Nürnberg. Fragen zu Ihrem Objekt? Schreiben Sie uns oder rufen Sie an: 0911 49529823.